Le contexte : j’ai effectué cette mission dans l’entreprise sénégalaise des eaux (SDE) , filiale du groupe Eranove ( la groupe Eranove : leader africain de la gestion délégué des services publics dans l'eau et l'électricité) assure la production et la distribution d’eau dans les 56 principales villes du sénégal. son siège social situé à Dakar (sénégal) , liée à l’ état du sénégal par un contrat d'affermage. après une première période de 10 ans (23 avril 1996-22 avril 2006),le contrat d'affermage a été prolongé à quatre reprises jusqu'en 2018, avant l'appel d’offres international en cours. La mission présentée a été réalisée la plateforme logistique de la région Sénégal dans la Direction financière et comptable au sein de laquelle s’était déroulé mon stage de fin de première année de formation, l qui s'est déroulé le 06 mai 2019 au 10 juin 2019. celle-ci emploi 20 personnes. j'étais sous la responsabilité de la sous-directeur du direction Financière et comptable. Mon objectif consisté à acheter des fournitures de bureau en effectuant toutes les étapes de la commande au paiement du fournisseur. Pour réaliser cette mission, je disposais des moyens de ressources matérielles : un ordinateur connecté à internet et un logiciel utilisé que par la directions financière et comptable, pour enregistrer les factures qui doivent attendre l'échéance pour leur paiement ,des outils qui pouvaient me permettre d’être en communication avec les collaborateurs, j’avais à ma disposition une Action corrective c’est-à-dire une procédure documentée qui me permettez de suivre les démarche pour atteindre au paiement des fournisseur.
Sur le plan méthodologique ,cette mission a notamment été conduite en lien avec le sous-directeur de la Direction Financière et Comptable dont le service assure la procédures de gestion des factures fournisseurs . Le directeur intervenu Le directeur est intervenu pour valider certaines étapes. Une démarche préparatoire a été menée pour effectuer le paiement des fournisseurs, Voila les étapes qui mon permis de réalisée cette mission :
1° Agent Administratif Comptable - Contrôle de conformité des factures
- Enregistre les factures reçues dans un fichier Excel.
- Apposition cachet arriver
- Transmettre les factures au chef service division fournisseur à l’aide d’un fichier Excel.
2° chef division fournisseur - Contrôle de conformité de la facture et de la liasse (facture +demande d’approvisionne + bon de commande + bordereau de livraison ou procès de réception).
- Dispatcher les 3 exemplaire de facture
- Envoi en certification factures contrat de la direction concernée, certification factures sous-traitant à la direction de travaux et à la direction technique, rapprochement des factures fournisseurs dans les 48h (délai).
- Après la saisie des factures dans le logiciel JDE Edwards le chef de divisions fournisseur contrôle la saisie et procède à la valide ou demande la correction en cas d’erreur de la transmission et les corrigée (au cas où il y a des erreurs ou s’ils ne se sont pas trompés sur le numéro de lot du fournisseur ou du code fours).
- Contrôle aussi si la personne qui a fait le rapprochement de la facture a mis le cachet
- Ex : (numéro de lot, numéro de la personne qui saisit le rapprochement, date)
- Approuve les factures
- Comptabilisation de la facture
3° Chef division fiscalité - Contrôle le traitement fiscal de la facture (TVA, TOTAL, MONTANT, NINEA de l’entreprise)
- Si après la vérification s’il y a des erreurs la chef le renvoi au chef DIV frs
- Il n’y a pas d'erreur la chef division fiscalité envois au sous-directeur du DFC (direction finance comptabilité).
4° Sous-directeur du DFC - Contrôle le traitement de la comptabilité général de la facture si c’est refuser par le sous-directeur renvoyer au chef DIV FRS, si c’est validé par le sous-directeur le chef envoie au chef DIV frs pour le classement des factures par date d’échéance (mois, date) dans une armoire pour factures fournisseurs.
= = La facture doit attendre l’échéance pour le paiement. Ma mission devait être réalisée en deux semaines puisque le directeur veut que la direction paye les fournisseurs le plus vite possible. J’ai dû faire face à plusieurs contraintes : d’abord, au niveau temporel, ma mission devait être réalisée en deux semaine, ensuite au niveau matériel, tout est été en panne alors sa ralentissait le fonctionnement de l’entreprise. Pour mener à bien cette mission, plusieurs productions ont été réalisées : - Note sur le tableau fournisseur ( Word)
- Lettre de demande de devis - lettre de commande fournisseur - rapprochement dans le logiciel JD EDWARDS
les résultats obtenus, les fournisseurs ont étaient payé au plus vite et l'entreprise à assurer l'élaborations de leur états financiers.
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